英国的独立机构设立了公共利益的持久信息权利,通过公共机构和个人的数据隐私促进开放性。

在短暂的

任何人都有权要求公共当局提供信息。在响应这些请求时,你有两个独立的职责:

  • 告知申请人是否持有其所要求的资料;和
  • 提供该信息

你通常有20个工作日的时间来回复一个请求。

根据《信息自由法》有效的请求必须是书面的,但请求者不必提及该法案或直接向工作人员指定的成员提出请求。如果您有信息自由官员或团队的联系方式,提供这种联系方式是一种良好的做法,但您不能仅仅因为某个请求是发给其他员工的,就忽视或拒绝该请求。根据该法案,任何向公共当局索要信息的信件或电子邮件都是要求记录信息。

这并不意味着你必须根据该法案正式对待每一个询问。它常常是最明智的,将提供更好的客户服务来处理它作为一个正常的客户询问在你平常客户服务程序,例如,如果一个成员的公众想知道日期将垃圾收集,或一所学校是否有空间为他们的孩子。只有在下列情况下,该法的规定才需要生效:

  • 您不能直接提供所要求的信息;或
  • 请求者明确他们期望根据该法案的回应。

请求处理流程图提供在处理信息请求时要遵循的步骤的概述。

更详细地

什么使请求有效?

为使该请求在该法案下有效,该请求必须:

  • 在写作。这可以是一封信或电子邮件。你也可以通过网络提出请求,如果你的公共部门使用的话,你甚至可以在Facebook或Twitter等社交网站上提出请求;
  • 包括请求者的真实姓名。该法案对所有请求者一视同仁,因此通常不应该试图验证请求者的身份。但是,如果你发现他们用的是假名,或者有正当理由拒绝他们的请求,而你怀疑他们是在避免这种情况发生,你可以决定检查一下他们的身份,比如他们的请求是无理取闹或重复。请记住,任何要求可以团体的名义提出,或由一名人士代表另一名人士提出,例如代表客户的律师;
  • 附上通信地址。这个地址不一定是有关人士的居住地址或工作地址,可以是你可以写信给他们的任何地址,包括邮寄地址或电子邮件地址;
  • 描述所要求的信息。任何描述信息的真实尝试都足以触发该法案,即使描述不清楚,或者你认为它在某些方面过于宽泛或不合理。该法案涵盖的是信息而不是文件,所以请求者不必要求特定的文件(尽管他们可以这样做)。例如,他们可以询问一个特定的话题,并希望你收集相关信息来回答他们的问题。或者它们可能描述信息的其他特征(如作者、日期或文档类型)。

这不是一个很难满足的测试。根据该法案,几乎任何要求提供信息的书面形式都将被视为请求。该法还载有其他条款来处理过于宽泛、不明确或不合理的要求。

即使一个请求在信息自由法案下是无效的,这并不意味着你可以忽略它。例如,要求提供“环境信息”,可以口头提出。您也有义务向请求者提供建议和帮助。如果某人似乎在请求信息,但没有提出有效的信息自由请求,你应该让他们注意到他们在该法案下的权利,并告诉他们如何提出有效的请求。

欲了解更多信息,请阅读我们的更详细指南:

一个问题可以是一个有效的请求吗?

是的,一个问题可以是对信息的有效请求。了解这一点非常重要,这样您就可以识别请求并将它们及时发送给正确的人。

例子:

“请把你掌握的有关申请午夜酒吧24小时营业执照的所有资料发给我。”

“再保险。午夜酒吧牌照申请。请解释一下,你们为什么决定批准这份申请?”

两者都是有关关于决策原因的信息的有效请求。

根据该法案,如果你的记录中有回答问题的信息,你应该提供它作为对请求的回应。如果你没有记录在案的相关信息,你不需要回答问题。

在实践中,这对公共当局来说可能是一个困难的领域。许多问问题的人只是想要一个简单的答案,而不是所有的记录信息。如果申请者收到的正式回复说你没有任何记录信息,这可能会让他们感到沮丧,因为这并没有回答他们的简单问题。然而,请求者有权获得你所持有的所有相关记录信息,如果你采取不那么正式的方式,却没有提供记录信息,有些人可能会同样感到沮丧。

最好的解决办法通常是与申请人交谈,向他们解释法案是如何运作的,并找出他们想要什么。你也应该记住,尽管法案要求你提供记录信息,但这并不妨碍你作为正常的客户服务提供答案或解释。

信息专员办公室(ICO)认识到,一些公共当局最初可能会非正式地回答问题,但我们会在明确审议申请人对这种方法不满意的情况下,您预计您会审议您在该行为下的义务。最终,如果对ICO有投诉,专员将根据是否持有录制信息并提供了录制信息。

议会问题应被视为信息自由请求吗?

议会质询是议会程序的一部分,不得被视为根据《信息自由法》(或根据《信息公开法》)提出的信息请求;这样做会侵犯议会特权。

理事会可以在理事会会议上允许公众成员提出口头或书面形式的问题。这些问题也不应被视为FOIA或EIR下的信息请求。

我们应该在什么时候把要求当作信息自由要求来处理?

通过在正常业务过程中提供所请求的信息,您可以处理许多请求。如果该信息包含在发布方案中,您应该自动分发该信息,或者提供一个链接到可以访问该信息的地方(参见我们需要发布什么信息?)。

如果您需要更加正式处理请求,请识别相关立法非常重要:

  • 如果有关人士要求提供自己的个人资料,你应将其作为数据保护访问请求。
  • 如果这个人是在询问“环境信息”,这个要求是在《2004年环境信息条例》的范围内。

任何其他对你持有的信息的非常规请求都应该根据信息自由法案来处理。

响应信息请求的时间表是什么?

您根据该法案的主要义务是及时回应请求,其中限制作为您可以采取的最长的时间。根据该法案,大多数公共当局可能需要20个工作日才能回应,在作为第一天收到请求后的第一个工作日。对于学校,标准时间限制是20个上学日,或者如果这更短,则为60个工作日。

工作日指除星期六、星期日或公众假期及银行假日以外的任何日子;这可能与你开业或员工上班的日子一样,也可能不一样。

当你的机构收到请求时,你可以遵从请求的时间就开始了,而不是当信息自由主任或其他相关职员收到请求时。

某些情况(在本指南和我们什么时候可以拒绝请求?)可能会给你额外的时间。但是,在任何情况下,你都必须在标准时间内给请求者一个书面答复。

欲了解更多信息,请阅读我们的更详细指南:

当我们收到一个请求时应该做什么?

首先,仔细阅读要求,确保你知道他们在要求什么。您不能简单地给请求者提供您认为可能有用的信息;您必须考虑请求范围内的所有信息,因此首先确定这一点。总是考虑联系申请人,以检查你已经正确理解他们的要求。

你应该客观地阅读请求。不要被请求者使用过的语言语气、你以前与他们的交往经历(除非他们明确提到这一点)或你认为他们最感兴趣的东西所影响。

例子:

“在午夜酒吧批准24小时牌照-你能给我这个完全荒谬的牌照申请的细节吗?”

尽管语言不同,这可能仍然是一个有效的请求。

如果我们不确定要求的是什么呢?

请求通常是模棱两可的,有许多潜在的解释,或者根本没有明确的含义。如果你不能回答请求,因为你不确定被请求的是什么,你必须尽快联系请求者以澄清。

在您收到合理需要的任何澄清之前,您不必处理请求。但是,您必须考虑是否可以提供请求者的建议和帮助,以使其能够澄清或重新调整他们的请求。例如,您可以解释它们可能会提供哪些选项并询问其中的任何一个是否会充分应答其请求。

例子:

“你要求琼斯夫人提交的所有费用报销单,以及琼斯夫人去年6月、7月或8月参加的所有会议的日期。

这可能意味着:
A)琼斯夫人提交的所有费用索赔,加上她在6月、7月和8月参加会议的日期;或
B)琼斯夫人在6月、7月或8月提交的所有费用索赔,以及她在这些月内参加的会议的日期。

请告诉我们你指的是哪一个。”

例子:

“你要求我们提供一份风险评估政策的副本。我们没有关于风险评估的具体政策。然而,下列政策包括风险评估的要素:
*工作场所健康和安全政策
*企业风险策略
*安全手册

请让我们知道您是否对这些文件感兴趣,或者您对哪些风险评估信息感兴趣。”

在您得到必要的澄清以允许您回答请求之前,服从的时间不会开始。

欲了解更多信息,请阅读我们更详细的指南;

如果我们没有信息会怎样?

该法案只适用于你所持有的记录信息。在收集信息请求的回复时,你可能需要从多个来源的信息中获取信息,但如果你没有相关的记录形式的信息,你不必编造答案或从其他地方找到信息。

在你决定你没有任何记录信息之前,你应该确保你已经进行了充分和适当的定向搜索,并且你有令人信服的理由得出结论没有记录信息。如果申请人向ICO投诉你没有识别你所持有的所有信息,我们将考虑你搜索的范围、质量和彻底性,并测试你的推理和结论的力度。

如果你没有请求者要求的信息,你可以用书面形式告诉他们。如果您知道信息由另一个公共当局持有,您可以将请求转移给他们,或建议请求者重定向他们的请求。第III部业务守则第45条就传递信息请求的良好做法提供建议。

欲了解更多信息,请阅读我们的更详细指南:

我们要花很长时间才能找到那份资料。我们能有额外的时间吗?

该法案不允许有额外的时间搜索信息。但是,如果查找信息并将其组合在一起来回答请求会对您的资源造成不合理的负担,并且超出了设定的成本限制,那么您可以拒绝请求。同样地,如果确定该信息将超过成本限制,您可能不必确认您是否持有该信息。

看到我们什么时候可以拒绝请求?为更多的细节。

我们必须告诉他们我们掌握的信息吗?

是的,除非拒绝这样做的原因之一适用我们什么时候可以拒绝请求?获取详细信息。

在响应信息请求时,您有两个职责:让请求者知道您是否持有信息,并提供信息。如果你提供了你所掌握的所有信息,这将完成这两个职责。如果你拒绝全部或部分的要求,你通常仍需确认你是否持有(进一步)资料。您不需要对该信息进行描述;你只需要说明你是否有任何(进一步的)信息属于请求的范围。

在某些情况下,你可以拒绝确认或否认你是否持有任何信息。例如,如果一个请求者问你关于某个人犯罪活动的证据,说你是否持有这些信息可能对这个人不公平,并可能影响警方的调查。我们称之为“既不确认也不否认”(NCND)回应。

欲了解更多信息,请阅读我们的更详细指南:

我们一定要发布信息吗?

是的,根据法律,你必须发布信息,除非有很好的理由不这样做。有关何时可以拒绝请求或保留部分或全部信息的详细信息,请参阅我们什么时候可以拒绝请求?

如果信息不准确,该怎么办?

该法案涵盖记录的信息,无论是准确的。您无法简单地拒绝信息请求,因为您知道信息已过期,不完整或不准确。为避免误导请求者,您通常应该能够向他们解释信息的性质,或提供额外信息,以帮助将信息放入上下文中。

在考虑对公共权力的投诉时,ICO通常会拒绝不得披露不准确信息的论据。然而,在一些情况下,如果这些理由在该法案中专门绑定,则可能存在强大和有说服力的论据。您可以识别此类论点。

我们可以更改或删除已请求的信息吗?

不可以。您通常应该披露您在请求时持有的信息。只要这些请求如何,您可以在处理请求时对信息进行例行更改信息。但是,如果您知道已被请求,则不会提前进行预定的信息删除,这将不会是良好的做法。

例如,您不得根据要求进行任何更改或删除,因为您担心如果您释放的一些信息可能会令人尴尬。这是一个刑事犯罪(见如果有人抱怨怎么办?)。

欲了解更多信息,请阅读我们的更详细指南:

我们应该以什么形式向请求者提供信息?

有很多方法可以提供信息,包括通过电子邮件、打印副本、在磁盘上,或者安排请求者查看信息。通常情况下,你应该以最合理的方式发送信息。例如,如果请求者已通过电子邮件提出要求,而该信息是标准格式的电子文件,则您可以通过电子邮件答复并附上该信息。

但是,请求者有权在其最初的请求中具体说明其首选的通信方式。所以在发送信息之前,你应该检查原始的请求是否有任何偏好。

您可能还需要考虑是否希望在信息中包含其他内容,例如第三方信息的版权声明,或解释和背景上下文。

请记住,该法案规定的信息披露是“面向全世界”的,因此任何人都可以看到这些信息。

如果您提供的信息是一个数据集,并且请求者已经表示了对电子副本的偏好,那么,在合理可行的范围内,您必须以可重用的形式提供数据集。

如果你的机构也是《2015年公共部门信息再利用条例》(RPSI)下的公共部门机构,那么你应该根据RPSI的条款处理许可再利用问题。如果RPSI不适用,您应该根据法案中的数据集条款授权重用。这些条款规定,如果数据集是“相关版权作品”,而您是版权或数据库权利的唯一所有者,那么您必须在允许重复使用的许可下提供它。在数据集的第45节实践代码中规定了为此使用的许可证。如果数据集可以免费重用,那么适当的许可通常是开放政府牌照

欲了解更多信息,请阅读我们的更详细指南:

我们可以收取信息吗?

是的,在某些情况下。该法案不允许您收取固定费用,但您可以恢复您的沟通成本,例如复印,印刷和邮资。除非其他相关立法授权,否则您通常无法为任何其他成本进行费用,例如用于搜索信息的员工时间。

但是,如果符合要求的费用会超过法例所指的费用限额,你可以提供资料,收回全部费用(包括员工时间),而不是拒绝要求。你可以找到更多关于成本限制的细节我们什么时候可以拒绝请求?

如果你希望收取费用,你应该向请求者发送一份费用通知。在收到费用之前,您不需要发送信息。符合要求的时限不包括等候缴付费用所花的时间。换句话说,你应该在标准时间内发出费用通知。收到费用后,请在剩余时间内将信息发送出去。

如果您提供的信息是一个数据集,并且RPSI涵盖了它,那么您可以根据RPSI对允许重用收取费用。如果它没有被覆盖,例如,因为你不是RPSI下的公共部门机构,那么你应该根据法案中的数据集条款处理对重复使用的收费。如果您使数据集可重用在开放政府牌照

欲了解更多信息,请阅读我们的更详细指南:

信息法案自由是否允许我们单独向特定人员或团体披露信息?

该法案下的披露是“世界”。但是,您可以根据行为的规定将信息发布给特定的个人或团体。

如果您进行了限制披露,您应该使请求者非常清楚信息,这些信息仅为它们而言;许多请求者对此很满意。

然而,如果请求方已明确表示,他们希望在行动和不满意的信息接收它在自由的基础上,你可以给他们的信息,但是你可能也需要给他们一个正式的拒绝通知,解释了为什么你还没有发布的行为。看到我们什么时候可以拒绝请求?有关拒收通知的详情。

在发送信息之前还有什么需要考虑的吗?

您应该仔细检查您是否包含正确的文档,并且您正在发布的信息不包含未被注意到的个人数据或其他您不打算披露的敏感细节。

如果您发布的是电子文档,这可能是一个特殊的问题。电子文档通常包含额外的隐藏信息或“元数据”,除了文档的可见文本。例如,元数据可能包括作者的名字,或早期草稿版本的细节。特别是,将信息显示为表格的电子表格通常还包含原始的详细源数据,即使第一眼不能立即看到这些数据。

您应该确保负责回答请求的人员了解如何使用通用软件格式,以及如何去除敏感的元数据或源数据(例如电子表格中隐藏在数据透视表后面的数据)。

看到国家档案编校工具包欲了解更多信息,或阅读我们的更详细指南: